Als je als ondernemer een kerst pakket aan je personeel uitdeelt, geniet je een voordeeltje. Het pakket is belastingtechnisch interessant. In de werkkostenregeling (WKR) is dat vastgelegd. De WKR is er zodat je een deel van het fiscale loon kunt besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Zoals bijvoorbeeld een kerstpakket. Het deel van het loon dat voor de ondernemer als belastingvrij mag worden gezien, wordt ook wel aangeduid als de ‘vrije ruimte’.
Het kerst pakket als loon in natura
Ook vergoedingen die je aan je werknemers uitdeelt, vallen onder loon. Er is loon dat in geld is uitgedrukt maar er is ook loon in natura. Zo ziet de wet dan ook een kerstpakket. Het is in feite loon in natura. Nu kun je als ondernemer een deel van het totale fiscale loon besteden zonder daar belastingen over te hoeven betalen. Neem bijvoorbeeld een bedrijfsfeest. Of een kerst pakket. Over dit soort vergoedingen hoeft geen loonheffing betaald te worden. Hoe groot dat deel van het totale fiscale loon is, kun je berekenen. Je berekent dan welke vrije ruimte je ter beschikking hebt om vergoedingen uit te keren zonder dat er belasting bij aan te pas komt. Je doet dat niet per werknemer maar vanuit het totale fiscale loon van iedereen samen.
De vrije ruimte, uitgedrukt in een percentage
De vrije ruimte berekenen is niet moeilijk. Voor 2023 is de vrije ruimte 1,7% van het totale fiscale loon tot € 400.000. Gaat het om meer fiscaal loon? Dan wordt de vrije ruimte voor het meerdere teruggebracht tot 1,18%. Vergoed je meer dan de vrije ruimte? Dan betaal je daarover wel een loonheffing, eentje van 80%.
Berekenen van de vrije ruimte
Er zijn een paar vergoedingen en verstrekkingen die niet binnen de vrije ruimte van de WKR vallen. Die souperen dus geen deel van de vrije ruimte op. Het gaat om nihilwaarderingen. Dit zijn kosten die je als werkgever uitgeeft op de werkplek. Voorbeelden daarvan zijn zakelijke computers en werkkledij. En het gaat daarnaast om gerichte vrijstellingen. Ook die ‘eten’ geen vrije ruimte op. Denk hierbij aan reis- en verblijfkosten, noodzakelijk gereedschap, vakliteratuur of opleidingen. Hieronder een voorbeeld om de vrije ruimte snel te berekenen:
- Totale loonsom is € 250.000
- De vrije ruimte is 250.000 x 1,7
- De vrije ruimte bedraagt € 4250
Je kunt vanuit dit voorbeeld dan € 4250 uitgeven aan vergoedingen en verstrekkingen (waaronder dus het kerst pakket) zonder loonheffing af te dragen. Voor elke extra euro die je uitgeeft, moet wel 80% loonheffing betaald worden. De waarde van het pakket is overigens niet alleen de doos met inhoud, maar ook de verzendkosten die met het pakket gepaard gaan. Doos en transport vallen dus samen in de vrije ruimte.
Omzetbelasting (btw) en het kerst pakket
Relatiegeschenken, giften en personeelsvoorzieningen brengen betaling van btw met zich mee. Die btw is binnen de vrije ruimte aftrekbaar maar alleen tot een bepaald bedrag. De drempelwaarde bepaalt dat bedrag. Die bedraagt momenteel € 227 (excl. btw). Als de jaarlijkse uitgaven per werknemer minder zijn dan de drempelwaarde, mag je de btw gaan aftrekken. Sommige van je werknemers hebben wellicht vakliteratuur of een opleiding gekregen en gaan met een kerst pakket uitkomen boven die € 227. In dat geval kun je de btw van bijvoorbeeld een pakket niet meer aftrekken. Je accountant kan je wegwijs maken in dit systeem zodat je voor jouw onderneming er het meeste profijt uit kunt halen.